Apie elektroninį parašą vis dar sklando prieštaringi mitai. Vieni mano, kad tai brangi ir sudėtinga paslauga, prieinama tik didelėms korporacijoms, kiti – kad nemokamai pasirašytas dokumentas neturi teisinės galios. Tikrovė kitokia: nemokamų būdų pasirašyti tikrai yra, tačiau augančiam verslui dažnai neužtenka vien galimybės padėti parašą.
Ar nemokamas parašas apskritai galioja?
Trumpas atsakymas – taip. Teisinę galią lemia ne paslaugos kaina, o parašo tipas. Kvalifikuotas elektroninis parašas, uždėtas naudojantis „Smart-ID“, m.Parašu ar „LT ID“, prilygsta fiziniam parašui ir galioja visoje Europos Sąjungoje. Dokumentas, pasirašytas nemokamu įrankiu, yra lygiai taip pat teisiškai galiojantis kaip ir pasirašytas naudojant specializuotą verslo platformą.
Ką siūlo nemokami sprendimai
Lietuvoje veikia keletas patikimų nemokamų pasirašymo būdų. Registrų centro įrankis „GoSign“ leidžia pasirašyti dokumentus be papildomo mokesčio ir neriboja jų kiekio. Kai kurios komercinės platformos siūlo nemokamą planą su ribotu mėnesio dokumentų skaičiumi, o pačios parašo priemonės („Smart-ID“, m.Parašas ar „LT ID“) suteikiamos bei naudojamos nemokamai. Tai itin patogu pasirašant tiesiog telefonu – bet kur ir bet kada, nesirišant prie darbo stalo ar konkrečios vietos.
Tokių sprendimų visiškai pakanka, kai dokumentus pasirašote retai ir pavieniui: tvirtinate prašymą, teikiate ataskaitą institucijai ar pasirašote pavienę sutartį. Asmeniniams poreikiams ar nedidelės apimties užduotims to dažniausiai pakanka.
Kur nemokami sprendimai stringa versle
Sunkumai išryškėja tada, kai pasirašymas tampa reguliaria kasdienio darbo dalimi, apimančia daugiau darbuotojų bei išorės partnerių. Nemokami įrankiai paprastai pritaikyti vienam asmeniui pasirašyti vieną failą, todėl verslo procesuose greitai atsiranda kliūčių:
- Nėra pasirašymo sekos valdymo, kai dokumentą turi patvirtinti keli asmenys tam tikra tvarka.
- Trūksta automatinių priminimų laukiantiems pasirašyti, todėl visą eigą tenka sekti rankiniu būdu.
- Sudėtinga pasirašyti dokumentų paketus ar naudoti pasikartojančius šablonus.
- Nėra integracijų su verslo valdymo sistemomis (CRM, ERP), todėl failus tenka kilnoti rankomis.
- Trūksta komandos teisių valdymo, juridinio asmens e. spaudo ir operatyvaus klientų aptarnavimo.
Ypatingas iššūkis kyla dirbant nuotoliniu būdu ar valdant geografiškai išsibarsčiusias komandas: be centralizuotos sistemos sunku užtikrinti dokumentų saugumą, kontroliuoti pasirašymo būseną ir išvengti pasimetusių sutartis failų.
Kada verta rinktis mokamą sprendimą
Mokama dokumentų pasirašymo platforma tampa būtinybe, kai svarbus ne tik pats parašas, bet ir visas dokumento gyvavimo ciklas. Jei per mėnesį pasirašoma daug sutarčių, jas tvirtina keli asmenys ar nuotolinės komandos nariai, o procesą norima automatizuoti, mokamas sprendimas sutaupo gerokai daugiau laiko, nei kainuoja. Be to, gaunate galimybę naudoti įmonės e. spaudą, tvarkingai archyvuoti dokumentus su patikima audito seka ir gauti greitą pagalbą iškilus klausimams.
Kaip pasirinkti tinkamą variantą
Priimti sprendimą bus lengviau, jei įvertinsite šiuos aspektus:
- Kiek dokumentų vidutiniškai pasirašote per mėnesį?
- Ar dokumentus tvirtina keli asmenys ir ar būtina laikytis griežtos sekos?
- Ar svarbu pasirašymo procesą susieti su naudojamomis verslo sistemomis?
- Ar reikia komandos teisių valdymo, e. spaudo bei patogaus mobiliojo pasirašymo išsibarsčiusiems darbuotojams?
Jei į daugumą klausimų atsakėte „ne“, nemokamo įrankio greičiausiai visiškai pakaks. Jei „taip“ – mokama platforma greitai atsipirks didesniu efektyvumu, tvarka ir sutaupytu laiku.
Svarbiausia – atitikti poreikį
Nemokami ir mokami sprendimai tiesiogiai nekonkuruoja – jie skirti skirtingiems poreikiams. Pavieniams pasirašymams nemokamas įrankis yra puikus pasirinkimas. Tačiau augančiai įmonei, kurioje dokumentai pasirašomi kasdien, svarbiau ne pradinė kaina, o proceso sklandumas, saugumas ir sutaupytos darbo valandos. Geriausias pasirinkimas – tas, kuris atitinka jūsų verslo mastą bei procesų dinamiškumą.
