Kaip įvertinti technologinio projekto grąžą dar prieš pradedant jo įgyvendinimą?

Prieš pradedant technologinį projektą, svarbu suprasti, kokią finansinę vertę ši investicija turėtų sukurti.

Nauja verslo sistema, klientų savitarna, integracija, automatizavimas ar dirbtinio intelekto sprendimas vertę sukuria tada, kai pakeičia konkretų verslo rodiklį: sumažina darbo sąnaudas, leidžia su ta pačia komanda aptarnauti didesnę veiklos apimtį, mažina klaidų skaičių ar padeda auginti pajamas.

Projekto grąžą verta pradėti skaičiuoti dar prieš rengiant techninę užduotį.

Kiek ši problema įmonei kainuoja šiandien?

Vienas svarbiausių pradinių žingsnių – įvertinti dabartinės problemos kainą.

Penkiems darbuotojams kasdien skiriant po 45 minutes duomenų perkėlimui tarp skirtingų sistemų, per mėnesį susidaro apie 75 darbo valandos, o per metus – apie 900.

Padauginus šį laiką iš pilnos darbuotojo darbo valandos savikainos galima įvertinti tiesioginę metinę proceso kainą.

Tokiu pačiu principu galima skaičiuoti užsakymų suvedimą, klientų užklausų administravimą, dokumentų ruošimą, ataskaitų formavimą ar kitus reguliariai pasikartojančius darbus.

Jeigu dabartinės problemos kainos nepavyksta bent apytiksliai įvertinti, bus sunku pagrįsti ir investicijos į jos sprendimą dydį.

Skaičiuokite ne tik sutaupytas valandas

Darbo laiko taupymas yra lengviausiai pamatuojamas, tačiau technologinio projekto nauda gali atsirasti keliose vietose vienu metu.

Integracija gali sumažinti rankinio darbo apimtį ir kartu klaidų skaičių. Klientų savitarna – sumažinti pasikartojančių užklausų kiekį ir palengvinti pakartotinius pirkimus. B2B užsakymų sistema – sutrumpinti užsakymo administravimą ir kartu padėti didinti jo vertę.

Todėl Kinfirm individualių programavimo sprendimų poveikį siūlo vertinti bent per kelias dimensijas: sutaupytą darbo laiką, sumažėjusias sąnaudas, papildomas pajamas, proceso greitį ir galimybę aptarnauti didesnę veiklos apimtį.

Svarbu atskirti tai, ką galima pagrįstai apskaičiuoti, nuo naudos, kuri dar yra tik prielaida. Greitesnis aptarnavimas ar geresnė darbuotojų patirtis gali būti svarbūs, tačiau prieš projektą jų nereikėtų dirbtinai paversti tiksliais eurais.

Įvertinkite, kas nutiks verslui augant

Dalis technologinių projektų šiandien gali atrodyti sunkiai atsiperkantys, tačiau situacija pasikeičia įvertinus planuojamą augimą.

Jeigu įmonė dabar apdoroja 1 000 užsakymų per mėnesį, o po trejų metų planuoja 2 000, reikia skaičiuoti ne tik šiandien sunaudojamas darbo valandas. Svarbu įvertinti, kiek papildomų žmonių reikėtų, jei procesas liktų nepakitęs.

Būtent čia dažnai atsiranda didžiausia skaitmenizacijos ekonominė vertė – galimybė didinti veiklos apimtį neauginant administracinių sąnaudų tokiu pačiu tempu.

Pajamų poveikį vertinkite konservatyviai

Kai technologinis projektas susijęs su pardavimais, jo potenciali grąža gali būti gerokai didesnė už sutaupytas darbo sąnaudas. Kartu čia lengviausia pervertinti būsimą rezultatą.

Jeigu įmonės metinės pajamos iš esamų klientų siekia 5 mln. Eur, net 1 % pokytis reikštų 50 000 Eur papildomų pajamų per metus.

Tokiu atveju verta modeliuoti kelis scenarijus – pavyzdžiui, 0,5 %, 1 % ir 2 % poveikį – ir patikrinti, ar investicija atrodo pagrįsta net esant konservatyviausiam rezultatui.

Toks vertinimas aktualus ir planuojant klientų savitarnos portalų kūrimą, elektroninę prekybą, pardavimų automatizavimą ar kitus sprendimus, galinčius veikti klientų pirkimo dažnį, užsakymo vertę ar išlaikymą.

Vertinkite visą 3-5 metų investiciją

Technologinio projekto kaina nėra vien jo sukūrimo kaštai.

Į skaičiavimą reikėtų įtraukti integracijas, duomenų perkėlimą, darbuotojų mokymus, infrastruktūrą, licencijas, priežiūrą ir planuojamą tolimesnį vystymą.

Jeigu sistemos sukūrimas kainuoja 40 000 Eur, o per trejus metus jos priežiūrai ir vystymui numatoma dar 20 000 Eur, vertinama investicija yra 60 000 Eur.

Tas pats principas galioja standartinėms sistemoms. Nedidelė pradinė kaina gali išaugti dėl vartotojų licencijų, papildomų modulių, integracijų ir kitų nuolatinių sąnaudų. Tik palyginus bendrą kelių metų kainą galima objektyviai vertinti projekto atsiperkamumą.

Užfiksuokite pradinę situaciją dar prieš projektą

Jeigu prieš automatizavimą nežinoma, kiek laiko užtrunka viena operacija, po projekto nebus su kuo palyginti rezultato. Jeigu prieš paleidžiant savitarną nesuskaičiuojama, kiek pasikartojančių užklausų gauna vadybininkai, vėliau bus sunku nustatyti jos poveikį.

Todėl prieš projekto pradžią reikia užfiksuoti rodiklius, kuriuos sprendimas turėtų pakeisti. Tai gali būti:

• vienos operacijos trukmė;
• procesui skiriamų darbo valandų skaičius;
• klaidų kiekis;
• klientų užklausų skaičius;
• vidutinė užsakymo vertė;
• pakartotinių pirkimų dažnis;
• aptarnaujamų klientų ar operacijų skaičius vienam darbuotojui.

Po 3, 6 ar 12 mėnesių jau galima lyginti faktinį rezultatą su pradine situacija.

Paprastas būdas įvertinti atsipirkimą

Pradiniam sprendimui nebūtinas sudėtingas finansinis modelis. Pirmiausiai apskaičiuokite metinę naudą: kiek sumažės darbo ir kitos sąnaudos, kokių papildomų resursų nereikės augant verslui ir kokias papildomas pajamas konservatyviai galima sieti su projektu. Iš šios sumos atimkite metines naujo sprendimo eksploatavimo sąnaudas.

Tada bendrą projekto investiciją galima palyginti su metine kuriama verte.

Jeigu bendra investicija siekia 50 000 Eur, o konservatyviai apskaičiuota metinė vertė – 25 000 Eur, preliminarus atsipirkimo laikotarpis yra dveji metai.

Toks skaičiavimas negarantuoja rezultato, tačiau leidžia palyginti skirtingus projektus ir investicijas prioritetizuoti pagal jų tikėtiną poveikį verslui.

Prieš technologiją turi būti aiškus verslo rezultatas

Ne kiekvieno technologinio projekto finansinę grąžą galima tiksliai numatyti. Tačiau prieš skiriant jam reikšmingą biudžetą turėtų būti aiškūs bent trys dalykai: kokią problemą sprendžiame, kiek ji kainuoja šiandien ir kuris verslo rodiklis po projekto turi pasikeisti.

Tokiu principu Kinfirm vertina programavimo projektus – technologinis sprendimas pasirenkamas tik supratus jo verslo tikslą ir galimą poveikį, tuomet projekto biudžetas tampa ne dar viena IT sąnaudų eilute, o investicija, kurios grąžą galima pradėti vertinti dar prieš pirmuosius programavimo darbus.