Lietuvos mažmeninės įmonės reikmenų pirkimą kelia į skaitmeninį lygį: kaip tai keičia kaštus ir derybų galią

Lietuvoje vis daugiau mažmeninių įmonių kasdieniams reikmenims ir įrangai pirkti atsisako popierinių užsakymų ir ilgų el. laiškų grandinių. Vietoje to pasirenkamos skaitmeninės pirkimų platformos ir centralizuotos e. katalogų sistemos.

Tai nėra tik technologinis atnaujinimas. Tokia kryptis tiesiogiai veikia išlaidas, tiekėjų pasirinkimą, atsargų valdymą ir net derybų pozicijas su gamintojais bei didmenininkais.

Kas yra skaitmeninti pirkimai ir kuo jie skiriasi nuo įprastų užsakymų

Skaitmeninti pirkimai dažniausiai reiškia, kad įmonė visus kasdienius užsakymus vykdo per vieną sistemą: nuo užsakymo suformavimo ir patvirtinimo iki sąskaitų derinimo. Tai gali būti tiek speciali pirkimų platforma, tiek tiekėjų integruoti e. katalogai.

Praktikoje tai pakeičia situaciją, kai skirtingi padaliniai rašo laisvos formos užklausas, derina kainas telefonu ir gauna skirtingas sąlygas. Vietoje to atsiranda bendras prekių sąrašas, nustatytos kainos, patvirtinimo taisyklės ir aiškus pirkimų istorijos pėdsakas.

Kokią naudą tai duoda mažmeninėms įmonėms

Mažmeninėje veikloje daug išlaidų tenka ne tik parduodamoms prekėms, bet ir eksploataciniams dalykams: pakuotėms, valymo medžiagoms, apsaugos priemonėms, kasos ritinėliams, biuro reikmenims. Dažnai tokie pirkimai būna išskaidyti ir mažai kontroliuojami.

Perkėlus šias kategorijas į skaitmeninę sistemą, atsiranda keli akivaizdūs privalumai: aiškiau matomos kainos, lengviau palyginti tiekėjus, sumažėja impulsyvių ar dubliuojančių užsakymų rizika. Be to, tampa paprasčiau stebėti, kurių prekių sunaudojama daugiausia ir kur galima derėtis dėl geresnių sąlygų.

Kaštų valdymas: nuo vienos sąskaitos iki derybų su gamintojais

Skaitmeninė sistema leidžia mažmenininkams sujungti dešimtis smulkių kasdienių užsakymų į kelių pagrindinių tiekėjų sutartis. Tai svarbu ir mokesčių administravimui, ir vidaus kontrolei, ir deryboms dėl nuolaidų ar papildomų paslaugų.

Centralizuoti pirkimai dažnai sumažina tiek perkamų prekių kainas, tiek logistikos išlaidas. Tiekėjui paprasčiau planuoti pristatymus ir laikytis terminų, kai iš anksto mato pirkimų istoriją bei sezoninius svyravimus, o įmonė gali aiškiau apibrėžti, kur reikalingi tikrai skubūs užsakymai, o kur galima dirbti su iš anksto suderintais grafikas.

Kaip skaitmeninti pirkimus praktiškai: nuo inventoriaus iki taisyklių

Pirmas žingsnis dažniausiai nėra technologinis, o tvarkos klausimas. Reikia išsiaiškinti, kokios prekės ir kokiais kiekiais perkamos skirtingose parduotuvėse ar padaliniuose, kas gali jas užsakyti ir kas tvirtina išlaidas. Tik tada prasminga kurti ar diegti skaitmeninę priemonę.

Antroje vietoje atsiranda standartizavimas: bandoma suvienodinti bent dalį asortimento, kad keli skirtingi produktai nebūtų perkami skirtingiems taškams tik dėl įpročio. Tai atveria kelią pirkimų sistemai, kurioje visi mato tas pačias prekes, kainas ir leidžiamus alternatyvius pasirinkimus.

Rizikos ir klaidos, kurios dažniausiai pasimato po kelių mėnesių

Įmonės, skubančios diegti technologinį sprendimą be aiškios pirkimų politikos, dažnai nusivilia. Jei neapibrėžta, kas ir kada gali patvirtinti užsakymus, sistema tampa tik gražesniu el. laišku, o reali kontrolė neatsiranda.

Kita dažna klaida yra viso proceso perkėlimas į platformą vienu kartu. Praktikoje lengviau pradėti nuo kelių prekių grupių ar kelių parduotuvių, patikrinti, kaip veikia patvirtinimo lygiai, kiek laiko užtrunka užsakymas ir kokios informacijos trūksta, tik tada plėsti mastą.

Kaip tai veikia darbuotojus ir tiekėjus

Skaitmeninti pirkimai keičia kasdienį parduotuvių ar skyrių vadovų darbą. Jiems mažėja administracinio krūvio ieškant kainų skirtinguose tiekėjų kataloguose, bet atsiranda daugiau atsakomybės planuojant poreikius ir stebint atsargas.

Tiekėjams tai taip pat pokytis: jie turi prisitaikyti prie užsakymų per platformas, standartizuoti prekių aprašymus, nuotraukas, matavimo vienetus. Tačiau ilgainiui tai palengvina pasiūlymų teikimą ir mažina nesusipratimų dėl užsakytos komplektacijos ar likučių.

Ką reiškia skaitmeniniai pirkimai platesniame rinkos kontekste

Lietuvos mažmenininkų žingsnis link skaitmeninių pirkimų dera su platesne rinkos tendencija: siekiu geriau valdyti kaštus, atsekti tiekimo grandinę ir rinkti daugiau duomenų apie savo veiklą. Tie, kurie pirmi įdiegia apgalvotas sistemas, įgauna pranašumą derybose ir planuojant plėtrą.

Ilgainiui tai gali pakeisti ir santykį su gamintojais. Turėdamos aiškią vartojimo statistiką ir skaidrų užsakymų vaizdą, mažmeninės įmonės gali inicijuoti bendrus projektus dėl pakuočių optimizavimo, tvaresnių medžiagų ar efektyvesnių pristatymų grafikų.

Smulkesniems rinkos dalyviams: nuo ko pradėti

Nors didieji tinklai gali kurti individualias pirkimų platformas, mažesnėms įmonėms prieinami ir paprastesni sprendimai. Tai gali būti tiekėjų siūlomos e. parduotuvės su specialiomis verslo paskyromis arba bendra pirkimų sistema, prie kurios jungiasi keli rinkos dalyviai.

Vertingiausias patarimas yra pradėti nuo aiškaus tikslo: ar siekiama sumažinti kainas, sutrumpinti užsakymų laiką, sumažinti klaidas, ar geriau prognozuoti poreikį. Tada lengviau įvertinti, ar pasirinktas skaitmeninis sprendimas iš tiesų padeda, ar tampa dar viena papildoma forma be realios naudos.

Kas laukia toliau: automatizuoti užsakymai ir DI pagalba

Artimiausiais metais galima tikėtis, kad skaitmenintos pirkimų sistemos vis dažniau naudos dirbtinio intelekto algoritmus. Jie galės siūlyti užsakymų kiekius pagal sezoniškumą, pardavimų istoriją ir planuojamas akcijas, o taip pat įspėti apie neįprastai šoktelėjusias kainas.

Nors tokie sprendimai dar nėra plačiai paplitę, kryptis aiški: mažmeninės įmonės sieks, kad kasdienių reikmenų pirkimai vyktų kuo labiau automatiškai, o žmonės daugiau dėmesio skirtų strateginiams sprendimams ir santykiams su klientais.