Robotų procesų automatizavimas biuruose: ką realiai galima patikėti programiniams „robotams“ ir nuo ko pradėti

Robotų procesų automatizavimas sparčiai skinasi kelią iš didelių korporacijų į mažesnes komandas ir net pavienių specialistų kasdienį darbą. Programiniai „robotai“ žada nuimti monotoniškas užduotis nuo darbuotojų pečių, tačiau kartu kelia ir praktinių klausimų: ką verta automatizuoti, kiek tai kainuoja laiko ir pastangų, ar tikrai neatsiras naujų klaidų.

Šiame straipsnyje apžvelgsime, kas yra robotų procesų automatizavimas, kokių užduočių jam geriausia imtis, kokių klaidų vengti ir kaip žingsnis po žingsnio pradėti automatizavimo projektą taip, kad jis iš tikrųjų palengvintų darbą, o ne sukurtų papildomą galvos skausmą.

Kas yra robotų procesų automatizavimas ir kuo jis skiriasi nuo paprastų makrokomandų

Robotų procesų automatizavimas (angl. Robotic Process Automation, RPA) tai programinė įranga, kuri atkartoja žmogaus atliekamus veiksmus kompiuterio ekrane. Ji gali spausti mygtukus, pildyti formas, kopijuoti duomenis iš vienos sistemos į kitą, siųsti el. laiškus pagal taisykles ir taip toliau.

Nuo įprastų makrokomandų ar paprastų skriptų RPA skiriasi tuo, kad dažnai veikia per jau egzistuojančią vartotojo sąsają, nekeičiant pačių sistemų. Kitaip tariant, „robotas“ naudojasi tomis pačiomis programomis kaip ir darbuotojas, tik daro tai greičiau ir be pertraukų.

Kokius darbus biure prasminga pavesti programiniams „robotams“

Ne kiekviena užduotis tinka automatizavimui. Didžiausią naudą duoda aiškios, pasikartojančios ir taisyklėmis paremtos veiklos, kuriose nereikia kūrybiško sprendimo ar sudėtingo vertinimo. Svarbu, kad procesas būtų pakankamai stabilus ir nesikeistų kas savaitę.

Tipiniai pavyzdžiai biuro aplinkoje: reguliarių ataskaitų ruošimas ir siuntimas, sąskaitų duomenų suvedimas į apskaitos sistemas, nuolatinių užklausų atrinkimas ir nukreipimas el. paštu, duomenų perkėlimas iš vienos sistemos į kitą, registracijų ar užsakymų duomenų tikrinimas pagal iš anksto nustatytas taisykles.

Kaip įvertinti, ar konkretus procesas vertas automatizavimo

Prieš priimant sprendimą verta bent kelias savaites stebėti realų darbą ir surinkti bazinę informaciją: kiek laiko procesas užima, kiek žmonių jame dalyvauja, kiek klaidų pasitaiko, kokios pasekmės, jei užduotis vėluoja ar atliekama netiksliai. Tai padeda suprasti, ar investicija į automatizavimą atsipirks.

Paprastas filtras: jei užduotis kartojasi kasdien ar kas savaitę, ją galima aprašyti aiškiomis taisyklėmis ir kiekvieną kartą ji atrodo nuobodžiai vienoda, tai gera kandidatė automatizavimui. Jei darbuotojai nuolat turi „improvizuoti“ ir spręsti individualius atvejus, tokiame procese verta automatizuoti tik atskiras, labiausiai nuspėjamas jo dalis.

Pirmi praktiniai žingsniai: nuo proceso žemėlapio iki bandomojo roboto

Pirmasis žingsnis nėra programos diegimas, o aiškus proceso aprašymas. Naudinga susidaryti paprastą schemą: kokia yra pradžia, kokie pagrindiniai žingsniai, kur priimami sprendimai, iš kokių sistemų imami duomenys ir kur jie patenka. Tai padeda pamatyti nereikalingus etapus ir nenuoseklumus.

Tik tada verta rinktis techninį sprendimą. Dalis įrankių skirta labiau IT specialistams, kiti labiau pritaikyti neprogramuotojams su „tempk ir dėk“ tipo sąsajomis. Dažnai įmonės pradeda nuo bandomojo projekto su viena paprasta užduotimi, kurią galima įgyvendinti per kelias savaites ir aiškiai pamatuoti rezultatą.

Ką gali padaryti darbuotojai be gilių programavimo žinių

Daugelis šiuolaikinių automatizavimo platformų turi paprastesnius įrankius, leidžiančius patiems darbuotojams susikurti nedidelius „robotus“. Tai gali būti, pavyzdžiui, el. pašto filtrų, formų, integracijų su skaičiuoklėmis ir kalendoriais deriniai, kurie sumažina rankinį darbą.

Praktinis kelias: pirmiausia susitvarkyti esamus procesus be jokios automatizacijos (standartizuoti šablonus, sumažinti nereikalingus žingsnius), po to palaipsniui pritaikyti paprastus automatizavimo elementus ir tik vėliau imtis sudėtingesnių RPA scenarijų, kai jau aišku, kokia kryptimi judėti.

Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti

Viena dažniausių klaidų bandymas automatizuoti chaotišką arba nuolat besikeičiantį procesą. Tokiu atveju „robotas“ nuolat genda, nes kiekvienas mažas pakeitimas vartotojo sąsajoje ar dokumentų formoje sukelia klaidas. Todėl prieš automatizuojant verta procesą supaprastinti ir stabilizuoti.

Kita klaida tikėtis, kad programinis „robotas“ išspręs struktūrinių organizacijos problemų, pavyzdžiui, neaiškių atsakomybių ar prastai suderintų sistemų. Automatizavimas čia gali tik pagreitinti netvarką. Todėl labai svarbu įtraukti ir procesų savininkus, ir IT specialistus, ir galutinius naudotojus, o ne palikti sprendimą vienai pusei.

Darbo vietos, saugumas ir atsakomybė: ką būtina apgalvoti iš anksto

Automatizuojant procesus verta aiškiai nuspręsti, kas bus atsakingas už „robotų“ priežiūrą ir kas stebės, ar jie dirba kaip numatyta. Reikalinga bent minimali priežiūros sistema: kasdienė santrauka, kokias užduotis „robotas“ atliko, kiek buvo nesėkmių, kokių veiksmų imtasi jas taisant.

Ne mažiau svarbus saugumo aspektas. RPA sprendimai dažnai turi prieigą prie jautrių duomenų ir sistemų, todėl būtina naudoti atskiras paskyras, laikytis slaptažodžių ir prieigos teisių valdymo principų, apgalvoti, kur ir kaip saugomi žurnalai su veiksmų istorija, kad juose nebūtų perteklinės konfidencialios informacijos.

Kaip išmatuoti naudą ir nuspręsti, ar verta plėsti automatizavimą

Naudinga dar projekto pradžioje susitarti dėl kelių paprastų rodiklių: kiek laiko rankiniu būdu trukdavo procesas, kiek klaidų vidutiniškai pasitaikydavo, kiek vėlavimų būdavo per mėnesį. Po automatizavimo galima palyginti šiuos rodiklius ir įvertinti pokytį.

Jei „robotas“ leidžia sutaupyti kelias valandas per savaitę, sumažina klaidų skaičių ir darbuotojai pastebi, kad gali skirti daugiau dėmesio sudėtingesnėms užduotims, tai aiškus signalas, kad verta ieškoti ir kitų tinkamų procesų. Jei atsiranda naujų rūpesčių, kuriuos tenka spręsti nuolat, galbūt procesą reikia pergalvoti arba palikti pusiau automatizuotą.

Ką verta prisiminti planuojant automatizavimo ateitį

Robotų procesų automatizavimas nėra vienkartinis projektas, tai nuolatinio tobulinimo kelias. Sistemos, dokumentų šablonai, įstatymai ir klientų lūkesčiai keičiasi, todėl automatizuotus procesus reikia periodiškai peržiūrėti, kaip ir bet kurią kitą veiklos dalį.

Praktiškiausia laikytis paprasto principo: automatizavimą naudoti kaip pagalbininką darbuotojams, o ne kaip tikslą savaime. Tuomet programiniai „robotai“ tampa ne grėsme darbo vietoms, o priemone išlaisvinti laiką svarbesnėms, daugiau vertės kuriančioms užduotims.