Jeigu kada nors bandėte valdyti projektą per el. paštą, tikėtina, kad jau žinote – tai lyg bandyti gaudyti vėją su plastikiniu maišeliu. El. laiškai užstringa, pamirštami, pasiklysta tarp šimtų kitų žinučių, o svarbios detalės dažnai nugrimzta į niekur.
Būtent tai akcentuoja keturis verslus įkūręs „Andel“ vadovas Jay Bregmanas. Jo nuomone, el. paštas yra viena blogiausių priemonių komandiniam darbui ir projektų valdymui.
„El. paštas yra blogiausias – dalykai pasimeta, nėra terminų, praleidžiama labai svarbi informacija“, – sako Bregmanas.
Jis savo naujausią verslą, orientuotą į receptinių vaistų darbuotojų naudų valdymą, pradėjo su vienu iš pagrindinių tikslų: atsisakyti tradicinių „Microsoft“ ir „Google“ platformų, kurios, jo akimis, nebespėja su modernių komandų veiklos greičiu.
Naujas būdas matuoti komandų tikrąjį efektyvumą
Bregmanas siekia pagerinti svarbų verslo rodiklį, vadinamąjį TVI (angl. team velocity index). Šis terminas atsirado dar 2000 metais, kai jį pradėjo naudoti inžinieriai ir produktų vystytojai. TVI padeda sekti, kaip greitai komanda pereina nuo idėjos prie įgyvendinimo, tai savotiškas „judėjimo greitis“ per projektų etapus.
Šiandien tai tampa vis aktualesniu įrankiu ne tik inžinerijoje, bet ir bet kurioje kitoje verslo srityje, kur svarbi komandinė dinamika.
TVI yra ypač vertingas greitai besikeičiančiose rinkose, kur svarbu ne tik turėti idėją, bet ją ir laiku realizuoti. Kaip pažymi augimo konsultantas Bruce Eckfeldtas, TVI yra vienas esminių rodiklių įmonėms, kurios siekia išlikti lanksčios ir greitai prisitaikančios.
TVI matavimas paprastai yra susijęs su „Agile“ projektų valdymo principais, kurie skatina nuolatinį tobulinimą ir darbų skaidymą į trumpus, aiškius etapus, dažnai vadinamus sprintais. Tokia struktūra leidžia geriau paskirstyti prioritetus, greičiau reaguoti į pokyčius ir sumažinti sprendimų atidėliojimą.
Ką daro įmonės, kad komandos judėtų greičiau?
Nors TVI iš pradžių buvo labiau techninių komandų rodiklis, vis daugiau vadovų iš kitų sričių atranda jo vertę. Pasirodo, kad spartesnis komandos darbas ir mažiau trukdžių. Tai ne tik inžinerijos siekiamybė, bet ir kasdienė daugelio organizacijų realybė.
Ką konkrečiai daro įmonės, kad pagerintų savo TVI? Viena svarbiausių sričių – tai patvirtinimo procesų supaprastinimas. Kai sprendimų priėmimas per daug biurokratizuotas, kiekviena idėja stringa. Trumpinant tvirtinimo grandines, komandos gali greičiau reaguoti ir judėti į priekį be nuolatinio stabčiojimo.
Kitas veiksnys yra bendradarbiavimo įrankiai. Nemažai įmonių atsisako el. pašto kaip pagrindinio komunikacijos kanalo ir pereina prie struktūrizuotų, projektams pritaikytų platformų, tokių kaip „Asana“, „ClickUp“, „Linear“ ar „Notion“.
Tokie įrankiai leidžia sujungti pokalbius, terminus, failus ir atsakomybes į vieną vietą, kur niekas nepasimeta. Reikėtų nepamiršti ir dar vieno svarbaus dalyko. Tai darbo srautų paprastinimas.
Kuo mažiau žingsnių nuo idėjos iki įvykdymo, tuo didesnė tikimybė, kad darbas iš tikrųjų bus padarytas. Verslai atsisako perteklinių procesų, perdėto planavimo, o vietoje to renkasi aiškius žingsnius ir mažesnius projektų blokus, kurie nestringa per vidurį.
TVI ne tik matuoja greitį
Svarbu suprasti, kad TVI nėra tik apie tai, kiek padarei per savaitę. Tai ir apie tai, ar komanda juda aiškiai, ar žmonės supranta prioritetus, ar nėra užstrigę komunikacijoje ar sprendimų laukime. Jei TVI mažas, tai gali reikšti daugybę problemų, nuo neaiškių tikslų iki prasto vadovavimo ar per daug painios sistemos.
Įmonės, kurios pradeda matuoti TVI, neretai atranda netikėtą dalyką: komandos juda lėčiau ne dėl tingėjimo, o dėl to, kad aplinka joms netinkama. Per daug platformų, dubliuojama informacija, dviprasmiški terminai – visa tai stabdo net pačius motyvuotiausius žmones.
Kodėl tradiciniai įrankiai tampa stabdžiais?
Būtent todėl Bregmanas siekia atsitraukti nuo įprastų platformų. El. paštas, „Google Docs“, „Outlook“ ar net klasikinės užrašinės – viskas tampa našta, kai reikia judėti greitai. Informacija lieka skirtingose vietose, priminimai nepasiekia, atsakomybė nublanksta. Tai ne tik lėtina, bet ir kelia rizikas.
Šiuolaikinės komandos nori ne tik darbo, jos nori aiškumo. Kur yra jų užduotis? Kada ji turi būti padaryta? Kas bus, jei vėluos? TVI padeda pamatyti, ar komanda ne tik daro, bet ir iš tikrųjų pasiekia. O tai – skirtumas tarp užimtos komandos ir veiksmingos.
Organizacijos, kurios nori augti greitai, vis dažniau ieško būdų išsivaduoti iš tradicinių įrankių, kurie tinka tik informacijos stumdymui, bet ne darbų įgyvendinimui. TVI tampa ne tik matavimo įrankiu, bet ir veidrodžiu, ką iš tikrųjų veikia tavo komanda, kiek ji išnaudoja savo potencialą, ir kas ją stabdo.